会议接待现场指导工作---会议秘书所要做好的工作
(一)会前协调会：
在前往会议场地前要先和会场及主要承包商人员排定会前协调会，协调会的目的是对会议现场安排整个细节做详细讨论，让大家都清楚在现场所负的责任与彼此的协调。
一般会议筹办人与会场主要工作人员协调会，如场地工程、服务、餐饮和保安人员沟通，如果会议有应用视听设备，邀请视听工程人员一起参加，将所有主要承包商都邀请来。
店、交通／旅游公司等，这是在会前最后一次解决问题的机会。
电话：小型会议可能不需要内部联系系统，只要利用内线电话即可，但是大型会议只靠会场或饭店电话系统可能会延误事情，因此要安装几条专线电话，有些饭店和会议中心专线电话线和设备有限，因此会收取适当的费用。以大部分的情况来说，安排专线电话是经由当地电话系统，至少要在4个星期前申请。大型会议最好自己申请专线电话线和内线系统，电话号码往
往很难在大会手册印制前获得，但有时也可向雷话公司说明，他们可以先提供号码，但是不保证到时候安置的号码一定相同，如果会议在会议中心举行，他们有自己内部电话系统，事先要有电话号码就不会那么复杂。在申请电话时，提供一份场地平面图，这样对安置的人来讲比较方便，还有一种"热线电话"，这种不需要拨号，只能两边沟通，有些主办单位申请这种电话是为了两边快速沟通。
1．与承租商谈妥一旦发生故障，即使在周末假日也要立即修理和更换。
2．多租用几台手机和充电器，以防万一故障还有备用。
3．事先了解会场哪些地方是通讯死角，这些地方采用其他通讯方式。
4．每天晚上不要忘了充电。
5．分派对讲机由哪些主要负责会议的人使用。
6．仅用于紧急事件沟通，而不是用来聊天。;
每一个主办单位都了解在大会期间提供一个服务柜台与留言中心是必要的，服务柜台与留言中心可以非常简单也可以很复杂，在这个中心提供基本资料和留言，有一人或两人以上在那里负责，可以是主办单位工作人员也可以雇用当地临时工作人员提供大会资料以及当地资料，最简单的留言中心是一片3米x 3米公告栏，按字母分团体，与会者留言或接到外来电话，每个留言要注明给哪位与会者，留言中心要有架子或圆筒，这些东西会议中心可提供。这个中心也可以提供航空、租车和旅游服务，较为复杂的是将留言经由幻灯打在会场或电脑上(在国内的会议中心并没有留言架子或圆筒可提供)。
基本设备：
1．将服务柜台安置在所有活动的中央区。
2．确定服务柜台有足够空间放置留言板等。
3．确定服务柜台可接电话线。
4．其他必需用品。
5．事先印制一些留言条。
6．准备足够的笔，因为报名者会顺手将笔带走。
7．电话簿。
8．信封，有些人希望接到留言是用信封封好的。
9．当地资料。
10．当地餐厅指南。
11．地图。
12．观光和购物指南。
